Informationen zu Buchhaltung & Personalverrechnung

2025-06-03

Ablauf einer GPLB (Gemeinsame Prüfung der Lohnabgaben und Beiträge)

Die Ankündigung einer GPLB löst bei vielen Unternehmen oft Nervosität aus. Dabei lässt sich der gesetzlich geregelte Ablauf dieser Prüfung mit strukturierter Vorbereitung und professioneller Begleitung durch steuerliche Vertreter effizient und rechtssicher gestalten.

1. Ankündigung der Prüfung

Die GPLB ist mindestens eine Woche vor Prüfungsbeginn schriftlich durch die zuständige Behörde anzukündigen. 
Die Verständigung enthält unter anderem:
* Name und Kontaktdaten des Prüfers,
* den geplanten Prüfzeitraum,
* den Hinweis auf die Anwesenheit des Dienstgebers oder einer bevollmächtigten Person sowie
* eine Aufforderung zur Vorlage der relevanten Unterlagen.

Nur in begründeten Ausnahmefällen kann auf eine Ankündigung verzichtet werden.

2. Prüfungsvorbereitungen

In der Vorbereitungsphase ist die Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Vertreter essenziell. Folgende Maßnahmen sind zu empfehlen:
* Prüfung der Lohnkonten und Buchhaltung
* Zusammenstellung der geforderten Unterlagen (z. B. Dienstverträge, Arbeitszeit-aufzeichnungen, Fahrtenbücher etc.)
* Abstimmung zur Argumentationsstrategie bei heiklen Themen
* Gegebenenfalls rechtzeitige Selbstanzeige

3. Festlegung des Prüfortes

Der Prüfort einer GPLB ist grundsätzlich der Betrieb des Dienstgebers. Aus verfahrensökonomischen Gründen kann die Prüfung jedoch auch in den Räumlichkeiten der zuständigen Behörde oder beim bevollmächtigten steuerlichen Vertreter durchgeführt werden – insbesondere dann, wenn dort die relevanten Unterlagen aufliegen oder die örtlichen Gegebenheiten im Betrieb des Dienstgebers eine Prüfung erschweren. Der konkrete Prüfort wird im Einvernehmen mit dem Dienstgeber oder dessen Vertreter und dem Prüfer abgestimmt; die endgültige Entscheidung darüber trifft jedoch der Prüfer.

4. Prüfungsauftrag und Beginn

Zu Beginn der Prüfung hat sich der Prüfer auszuweisen und den schriftlichen Prüfungsauftrag vorzuweisen.
Dieser enthält:
* Angaben zur prüfenden Behörde und zum Prüfer
* Daten des Abgabepflichtigen (Name, Adresse, Steuer- und Beitragsnummer)
* Prüfungsgegenstand (LSt, KommSt, DB, DZ)
* Prüfzeitraum
* Hinweis auf Rechtsmittel nach § 148 Abs. 4 BAO (Ein gesondertes Rechtsmittel gegen den Prüfungsauftrag ist gesetzlich nicht vorgesehen)

5. Selbstanzeige und deren Bedeutung

Die rechtzeitige Selbstanzeige vor dem tatsächlichen Prüfbeginn kann zur Straffreiheit führen. Eine solche muss vollständige Angaben enthalten und ist schriftlich oder mündlich (mit Niederschrift) zu erstatten. Bei Verdacht grober Fahrlässigkeit kann ein Zuschlag verhängt werden, der die Wirksamkeit nicht beeinträchtigt.

6. Durchführung der GPLB

Die GPLB erfolgt nach dem Grundsatz der sparsamen und wirtschaftlichen Verwaltung. Stichproben sind zulässig und bei Auffälligkeiten zu erweitern. Prüfer sind zur Amtsverschwiegenheit verpflichtet.

7. Dokumentation und Mitwirkungspflichten

Sämtliche Unterlagen, die über den Bestand und den Umfang der Abgabepflicht Auskunft geben, sind vollständig und wahrheitsgemäß offenzulegen (auch in elektronischer Form). Nichtvorlage kann zu Verwaltungsstrafen führen. Prüfer dokumentieren relevante Sachverhalte in Aktenvermerken oder fertigen Niederschriften an.

Fazit

Ein strukturierter Ablauf und gute Vorbereitung sind entscheidend für eine reibungslose GPLB. Die enge Zusammenarbeit mit dem steuerlichen Vertreter ist dabei ebenso wichtig wie ein solides internes Kontrollsystem zur Personalverrechnung.